Rédiger correctement des lettres ou e-mails en anglais

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En tant que langue internationale, l’anglais est la langue la plus parlée au monde. Il n’est donc pas surprenant que l’anglais soit devenu indispensable dans le milieu professionnel pour les négociations ou pour la communication.

Que vous soyez en contact avec des entreprises ou des clients, ou que vous passiez beaucoup de temps à l’étranger sur le plan professionnel, cela n’a pas d’importance. Disposer d’un certain niveau d’anglais est de nos jours requis.

La communication écrite, en particulier par courrier électronique et par lettre, donne le ton à une relation d’affaires fructueuse. Voici quelques expressions, formulations et exemples de phrases les plus fréquemment utilisés pour vous aider à utiliser l’anglais des affaires avec succès et à rédiger correctement vos lettres ou e-mails en anglais.

La méthode

Si vous avez déjà rédigé un e-mail formel en allemand, il n’y a rien de particulier à prendre en compte lorsque vous rédigez des lettres ou e-mails en anglais. La forme reste toujours la même, quelle que soit la langue employée. En dessous de l’adresse du destinataire doit figurer l’objet du message (subject line) . Vous devez également commencer par une phrase d’ouverture (greeting) avant de passer au contenu principal. Une phrase d’introduction ou de conclusion (opening/closing ) n’est pas négligeable et rend la lecture plus agréable pour la personne qui lit. Après une formule de conclusion, une éventuelle pièce jointe peut également être ajoutée.

L’objet pour vos lettres ou e-mails en anglais

Pour permettre aux collègues, clients ou partenaires commerciaux de classer directement le message, la ligne d’objet d’un e-mail ne doit jamais être laissée vide. De même, sur une lettre, une courte déclaration ressemblant à un mot-clé n’est jamais négligeable. À l’aide des formulations et des phrases d’exemple suivantes, vous pouvez directement indiquer au destinataire à quoi se réfère votre message :

In reply/response to your letter/E-MailConcernant/ En réponse à […]
InquiryDemande de renseignements
Job application for […]Candidature au poste de […]
UrgentUrgent

Formules de politesse en anglais

Comme en allemand, il est également important en anglais de faire attention à la forme del’e-mail ou de la lettre. Les formules de politesse dans les échanges professionnels doivent donc être polies sans être trop personnelles. Il vaut mieux ne pas utiliser des formulations comme « Hello » ou « Hi » . Lorsque le nom de famille du destinataire vous est connu, il doit également être mentionné. Toutefois, il convient de faire la différence entre la forme d’adresse britannique et américaine. Alors qu’au Royaume-Uni, le point après M. et Mme est généralement omis, aux États-Unis, il est inséré. En outre, le nom de famille est généralement suivi d’une virgule ou d’un double point.

Dear Mr SmithMonsieur Smith
Dear Mrs SmithMadame Smith
Dear Ms SmithMadame Smith
Dear Sir or MadamMadame, Monsieur
To whom it may concernA qui de droit

Phrases d’introduction, de remerciements ou de refus en anglais

Dans l’introduction, vous pouvez d’abord remercier pour une réponse rapide, pour des renseignements ou des coordonnées. Vous pouvez également vous excuser d’une mauvaisenouvelle ou d’un refus. Les phrases suivantes vous permettront de trouver l’introduction adaptée à votre message :

Thank you very much forMerci beaucoup pour […]
Your quick replyVotre réponse rapide
The requested informationLes renseignements demandés
I am deeply grateful for […]Je vous suis profondément reconnaissant pour […]
I regret to inform you that […]J’ai le regret de vous informer que[…]
Unfortunately, we have no choice butMalheureusement, nous n’avons d’autre choix que de […]
I am very sorry but […]Navré, mais […]
Please accept my sincere apologiesVeuillez m’excuser, […]

Demander des renseignements pour vos lettres ou e-mails en anglais

Si vous avez des questions sur des points ou aspects particuliers ou si vous souhaitez obtenir une confirmation, il est bon de le demander à nouveau par écrit. Dans la correspondance internationale, le « style allemand » , qui a pourtant fait ses preuves, peut rapidement être perçu comme étant agressif ou brusque. Il est donc important d’utiliser les mots « would » , « can » ou « could » .

Is it possible to .. ?Est-il possible de … ?
I would like to knowJ’aimerai savoir si…
I would appreciate if you could/wouldJe vous serais reconnaissant si vous pourriez/voudriez
Would/Could you pleaseJe vous serais reconnaissant si vous pourriez/voudriez
Would/Could you pleasePourriez-vous/ Auriez-vous l’amabilité de..?
Please could you send mePourriez-vous m’envoyer ..

Formuler une plainte

Il peut arriver que, même dans un contexte professionnel, un incident se produise. En cas de problème, il est toutefois très important de faire attention au bon choix des mots pour permettre une coopération constructive.

I am writing to express my dissatisfaction with […]Je vous écris pour vous faire part de mon insatisfaction concernant
I wish to draw your attention to […]J’aimerai attirer votre attention sur […]
I regret to say that I was not satisfied with […]J’ai le regret de vous communiquer mon insatisfaction quant à […]
I would be grateful if you could look into this […]Je vous saurais gré de bien vouloir jeter un coup d’oeil sur

Salutation finale

Malheureusement, en anglais, rien ne se rapproche vraiment de la formule « Mit freundlichen Grüßen » . Vous devez cependant tout de même faire attention à une rédiger une dernière phrase polie qui ne soit pas trop personnelle. Là aussi, on note des différences entre la correspondance en anglais américain ou britannique. Alors qu’aux États-Unis, une virgule est placée après la formule, elle est omise au Royaume-Uni.

Yours faithfully Aux États-Unis, cette expression est moins formelle, tandis qu’au Royaume-Uni, elle doit toujours être utilisée si vous n’avez pas écrit de nom dans l’accroche

Yours sincerely

Equivalent de la formule : Veuillez agréer l’expression de mes salutations distinguées.

Best wishes

Généralement utilisé uniquement avec des amis ou des collègues dont on connaît le prénom

Best regards

Généralement utilisé uniquement avec des amis ou des collègues dont on connaît le prénom

Assistance pour de supplémentaires traductions

Avec les formulations et les exemples de phrases déjà mentionnés plus haut, vous ne devriez plus avoir de problèmes pour écrire correctement des e-mails et des lettres en anglais. Si vous avez d’autres questions concernant les traductions, l’interprétation ou les services linguistiques, notre agence de traduction est bien sûr toujours à votre disposition. N’hésitez pas à faire traduire en anglais des documents tels que votre CV, votre acte de naissance ou vos diplômes. Berlin Translate propose des traductions générales et certifiées pour un excellent rapport qualité-prix.

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Florian Ravaux
Breton d’origine, Florian Ravaux a peur d’une seule chose : que le ciel lui tombe sur la tête. Né à Rennes en 1983, Florian a suivi des études de droit en Bretagne à l’université de Rennes 1 ainsi qu’en Allemagne au sein de la Humboldt Universität de Berlin. Au cours de ce cursus, il se spécialise dans le droit européen. Il a également obtenu un master en sciences-politique de l‘institut des hautes études européennes de Strasbourg en partenariat avec Sciences-po Strasbourg.

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